Digitalizacja dokumentów transportowych to jeden z największych trendów w branży TSL. Dzięki temu procesowi, kierowcy mogą pozbyć się ciężkich teczek z papierowymi dokumentami i zastąpić je wygodnymi, elektronicznymi archiwami.

Jakie są główne funkcjonalności związane z przechowywaniem i skanowaniem dokumentów w aplikacjach mobilnych dla kierowców?

  • Skanowanie dokumentów:
    • Wysoka jakość skanów: Aplikacje pozwalają na wykonanie skanów wysokiej jakości, które są czytelne i łatwe do archiwizacji.
    • Automatyczne rozpoznawanie tekstu: Niektóre aplikacje potrafią automatycznie rozpoznać tekst z zeskanowanych dokumentów, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie.
    • Zapis w różnych formatach: Zeskanowane dokumenty mogą być zapisane w różnych formatach, takich jak PDF, JPG czy PNG.
  • Przechowywanie dokumentów:
    • Chmura: Dokumenty są przechowywane w chmurze, co oznacza, że kierowca ma do nich dostęp z dowolnego urządzenia i miejsca, gdzie ma połączenie z internetem.
    • Sortowanie i wyszukiwanie: Aplikacje umożliwiają łatwe sortowanie i wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów, takich jak data, numer zlecenia czy klient.
    • Udostępnianie dokumentów: Kierowca może łatwo udostępnić wybrany dokument innym użytkownikom aplikacji lub wysłać go mailem.
  • Bezpieczeństwo danych:
    • Szyfrowanie: Dokumenty są szyfrowane, co zapewnia bezpieczeństwo danych i chroni je przed dostępem osób niepowołanych.
    • Kopie zapasowe: Aplikacje automatycznie tworzą kopie zapasowe dokumentów, co minimalizuje ryzyko utraty danych.

Jakie są korzyści z korzystania z tych funkcjonalności?

  • Oszczędność czasu: Kierowca nie musi już szukać potrzebnego dokumentu w teczkach, co pozwala zaoszczędzić czas.
  • Zwiększenie wydajności: Dzięki łatwemu dostępowi do dokumentów, kierowca może szybciej reagować na różne sytuacje.
  • Minimalizacja ryzyka utraty dokumentów: Dokumenty przechowywane w chmurze są bezpieczne i nie mogą się zgubić.
  • Zgodność z przepisami: Wiele firm transportowych wymaga od kierowców przechowywania dokumentów przez określony czas. Aplikacje spełniają te wymagania.
  • Ekologiczny aspekt: Zmniejszenie ilości papieru przyczynia się do ochrony środowiska.

Przykładowe zastosowania:

  • Skanowanie listów przewozowych: Kierowca może zeskanować list przewozowy po załadunku i rozładunku towaru, co potwierdza wykonanie usługi.
  • Skanowanie dokumentów celnych: Dokumenty celne są często wymagane podczas przekraczania granic. Dzięki aplikacji, kierowca zawsze ma je przy sobie.
  • Skanowanie dowodów dostawy: Dowody dostawy potwierdzają dostarczenie towaru odbiorcy.
  • Skanowanie innych dokumentów: Kierowca może skanować również inne dokumenty, takie jak rachunki za paliwo czy protokoły szkód.

Podsumowując, funkcjonalności związane z przechowywaniem i skanowaniem dokumentów transportowych są niezwykle przydatne dla kierowców. Dzięki nim praca staje się bardziej efektywna, a ryzyko błędów jest znacznie mniejsze.